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鋼材貿易、加工企業選用軟件的誤區

　　前面談了流通企業信息化的七個階段。此時也許您已經打定主意，下定決心要上軟件系統了。那怎么選軟件呢？什么樣的軟件才是最適合我的？基本上各家有各家的方法，有以業務為主的，有以財務為主的，有以老總為主的。有招標的，也有聽朋友介紹的。我覺得要解決這個問題首先需要考慮為什么需要軟件？為什么需要信息化管理？（關于這一點，我想沒必要在這里再重復了）我們希望信息化管理優化公司的管理流程、提高公司的工作效率、降低企業的經營風險、建立公司同客戶的橋梁、最終實現成倍提升企業效益。基于此，我們應該意識到好的、符合行業需要的優秀軟件加上成功的實施可以實現這些目標，而低成本的、粗糙的、不成熟的軟件不光不能實現這些目標，反而弱化公司管理、降低工作效率、增加經營風險、會給企業造成各種損失，因此類原因而失敗的例子數不勝數。這里我列舉一些選用軟件過程中的常見誤區。

1. 這個軟件便宜，功能看看好像也都能實現，就買它了。 　　有不少用戶在選軟件時，往往抱著先買便宜的，不行到時再換的態度。這么算好像是挺精明。但仔細算一筆帳，那可是很不劃算。買軟件不象買手機，更換的成本不外乎再買一部手機的錢，說不定老的手機還能折舊賣掉。而軟件要更換的話，算算員工培訓的時間，系統初始化的時間，系統試用的時間。而且系統試用時往往都是計算機賬和手工帳并行1-2個月，平白增加員工一倍工作量。如果最后系統上線后，還覺得的就象穿了一雙不合腳的鞋一樣不順，此時對員工造成的心理壓力和挫折感。這個成本可不得了，比軟件可貴多了。 　　所以說選擇軟件需要慎重從事，一分價錢一份貨，就算外表看起來差不多的軟件，好的軟件穩定性比差的也要好很多。系統穩定不是市場人員口頭講講就能穩定的，需要軟件人員和測試人員花費大量時間和精力才能使其穩定的。

2. 讓財務人員或綜合人員來決定買什么軟件。 　　這方面不少用戶也有教訓。因為財務的信息化往往比較早，比如說較早用了一些財務軟件，在公司中大家往往也覺得財務懂軟件，所以也有用戶直接讓財務來定買什么軟件。 　　我在這里并不說財務不能參與這個選型的過程，而是希望大家明白兩點：1、公司賺的錢最終是業務產生的，如果不能幫助公司賺錢，買的軟件再漂亮，也是擺設，而對業務過程最熟悉的肯定是做過業務的。2、每個人的看法都會帶有利己主義傾向，可想而知，財務選軟件時當然首先側重能不能滿足我財務的需求。而且做財務和綜合的很少有對業務很熟的。而業務環節多種多樣，業務軟件也需要處理多種多樣的情況，而不是像財務軟件那樣標準和有規范，而一旦買的軟件不能處理某種業務情況，就嗚呼了。買的軟件是不是順手，當然只有實際在每天的日常工作中用的人才最有發言權。而且財務是在業務后面的，如果業務的數據都不能進系統，財務的數據也是空中樓閣。具體可參考我上面信息化階段的說明。 　　所以說買軟件一定要以業務為主，或者說業務為先。同時企業老總最好要最后把關。因為老總才能對整個企業的全貌有最全面的了解，企業到底怎么搞，到底怎么管，老總心里也最有數。而管理軟件顧名思義，如果不能幫助企業進行管理，還能叫管理軟件嗎？ 　　至于擔心自己對軟件不懂所以不想參加的思想，則完全可以拋棄。你只要根據你的各種業務情況，看軟件能否很順暢的處理，能否實現你的管理思想就可以了，又不是讓你自己親自上去操作。不要被軟件廠商的各種概念給迷惑住，而是實實在在地操作操作，這就叫做是騾子是馬，拉出來遛遛。

3. 買通用軟件。 　　也有些企業會選擇買用友，金蝶等通用軟件。覺得一是名氣大，二是功能也都有，某些通用功能還做得比較強。這一點，其實只要真正按我第二點來操作了，基本上也就不存在了。因為通用軟件不適用嘛。不過在這篇文章里我還是覺得有必要將一些問題闡述清楚為什么這些通用軟件不適用于鋼材流通企業。 　　這有兩方面原因：一方面這些通用軟件往往都是從財務軟件發展起來的，所以整體思想就是以財務為框架。你會讓一個干財務的去領導業務工作嗎？業務要靈活，財務要嚴格。這本身就是沖突的。二是因為鋼鐵流通企業的個性太強，沒法用通用的軟件的，就算勉強用了，最后往往也都幫財務省工作量了。我隨便舉幾個地方：

◆ 鋼材貨物的性質格外多，如品名、規格、材質、顏色、產地。而且往往要按厚度查詢歸類。通用軟件往往只有名稱、規格型號。

◆ 鋼材作為大宗物資，其實際實發量與訂貨量往往有差異，需二次結算。

◆ 而鋼廠訂貨的各種政策和其它類型的生產廠家也大多不一樣。

◆ 各種銷售模式并存如直銷，期貨，搬磚頭，代銷。

◆ 價格波動快。而且有時甚至會針對具體貨物定價。

◆ 重量的理算，多種計量方式（重量和件數），采購、銷售、庫存的重量和件數雙重核算。

◆ 存在各種加工的管理和換算。

◆ 各個品種的管理模式也都不一樣，型材、板材、管材、線材的操作都有差異。

◆ 鋼材作為大宗物資主要采用分批計算成本和利潤，并分批號跟蹤鋼材的采購、銷售、庫存、應收帳款、應付帳款。

　　等等這些，其實只要通用軟件與專業軟件兩邊都看過，基本也就清楚了。而通用軟件通用的部分是解決了，但卻沒解決專用部分，看看好像不錯，真正用了，就會苦不堪言。

4. 我們企業有些需要定制的功能，你們先實現了我們再買。

　　這種用戶往往是還沒有搞清楚自己的關鍵需求。沒有軟件是十全十美的，對于專業性軟件來說，你的關鍵需求肯定已經滿足了，否則也不會在這么多家類似企業應用成功了。同時在一個成熟的專業軟件中，本來就已經集成了很多優秀流通企業的最佳管理實踐，在其中結合了所有大家最好的管理思想，而且軟件業本身就是國際接軌最緊的行業，這其中還融合了國外各種先進管理軟件的管理思想。這時不是軟件再來適應你落后的管理方式，相反，應該是你適應并學習軟件中優秀的管理思想了。 　　但還有沒有沒滿足的特殊性呢？有可能存在。但這些已經不影響大局了。此時你一拖，就拖去了耐心，拖去了決心。而且根據我的經驗，有很多需求，在實際使用時都會發生變化，因為你提需求時，對軟件本身還不了解，也不太可能和軟件廠商的具體開發人員進行深入交流，所以提的需求往往是片面的。而且經過軟件廠商市場人員這么一轉，可能就變味了，結果做出來的往往會和你實際想的不一樣。甚至還發生過不少次這種情況，實施前覺得是問題的，實施后已經不是問題了，因為用軟件來管理與用手工來管理流程本來就不一樣。 　　所以筆者建議要善于抓住主要矛盾，對于不影響大局的一些需求，應該在實際實施的時候再深入交流，那時更切合你的實際需要。而對于真正的專業廠商，真正想在這個行業中打出天地來的廠商，是不可能漠視一些合理建議的。

5. 我們要一步到位。就象我在前面指出的，雖然軟件可以一步到位，但員工的思想和企業的流程卻不能一蹴而就，這往往是一個長期的過程，需要努力才能使軟件真正發揮作用。而也有用戶喜歡一步到位，不上則已，一上驚人。員工以前甚至都沒接觸過計算機，此時卻想一下子吃成個胖子。這往往是欲速則不達。曠日持久，大家都沒信心了，結果往往一些基本的功能沒上好，就草草收場。 　　所以筆者建議信息化時要根據自己的情況，首先選擇適合自己的一些模塊先行用起來，按階段按步驟地上，使軟件真正發揮作用。

 

承接3萬以上半定制進銷存軟件開發，5萬以上半定制ERP軟件開發。